Le registre des traitements RGPD
Le registre des activités de traitement est à la fois une obligation du RGPD et la colonne vertébrale de toute démarche de conformité. C'est la photographie, tenue à jour, de ce que votre organisation fait des données personnelles.
Pourquoi le registre est-il central ?
On ne protège bien que ce que l'on connaît. Le registre recense l'ensemble des traitements de données personnelles : sans cette cartographie, impossible de vérifier les bases légales, les durées de conservation ou les mesures de sécurité. C'est aussi une preuve de conformité (principe d'accountability) que la CNIL peut demander à tout moment.
Le registre est le point de départ concret d'une mise en conformité RGPD : c'est lui qui révèle les traitements à risque nécessitant une analyse d'impact.
Ce que doit contenir le registre
Finalités & base légale
Pour chaque traitement : à quoi il sert et sur quelle base légale il repose (consentement, contrat, obligation légale…).
Catégories de données
Les types de données traitées et les catégories de personnes concernées (clients, salariés, prospects…).
Destinataires & sous-traitants
Qui accède aux données, y compris les sous-traitants et les transferts éventuels hors UE.
Durées & sécurité
Les durées de conservation et une description générale des mesures de sécurité mises en œuvre.
Qui doit le tenir ?
Le registre incombe au responsable de traitement comme au sous-traitant, chacun pour ce qui le concerne. Une dispense partielle existe pour les organisations de moins de 250 salariés, mais elle tombe dès que les traitements ne sont pas occasionnels, présentent un risque, ou portent sur des données sensibles, ce qui, en pratique, concerne la quasi-totalité des organisations. Sa tenue est souvent pilotée par le DPO.
Un document vivant, pas une formalité
Le registre n'a de valeur que s'il est maintenu à jour. Chaque nouveau traitement, chaque nouvel outil ou prestataire, chaque évolution significative doit s'y refléter. Bien tenu, il devient un véritable tableau de bord de la conformité : il alimente les analyses d'impact, facilite la réponse aux demandes des personnes et accélère la réaction en cas de violation de données.
Construire son registre, étape par étape
Recenser les traitements
Interroger chaque service (RH, commercial, marketing, IT…) pour identifier tous les usages de données personnelles.
Documenter chaque fiche
Finalité, base légale, données, personnes, destinataires, durées, sécurité : une fiche par traitement.
Vérifier les bases légales
S'assurer que chaque traitement est justifié et que les durées de conservation sont définies et proportionnées.
Encadrer les sous-traitants
Lister les sous-traitants et vérifier l'existence de contrats conformes (article 28 du RGPD).
Maintenir à jour
Instaurer un processus de mise à jour à chaque nouveau traitement ou évolution significative.
Pourquoi se faire accompagner par BCIT ?
Un registre opérationnel
Nous construisons avec vous un registre réellement utile, pas un document rangé dans un tiroir.
Relié à votre conformité
Nous connectons votre registre aux AIPD, à la gestion des droits des personnes et à la réponse à incident, pour qu'une mise à jour se propage partout au lieu de rester isolée.
Piloté par un DPO
Notre DPO externalisé tient et fait vivre votre registre.
Cartographiez vos traitements en confiance
Prenons 15 minutes pour faire le point sur votre registre des traitements et bâtir une cartographie fiable et à jour.
Le registre des traitements RGPD
Le registre des activités de traitement est à la fois une obligation du RGPD et la colonne vertébrale de toute démarche de conformité. C'est la photographie, tenue à jour, de ce que votre organisation fait des données personnelles.
Pourquoi le registre est-il central ?
On ne protège bien que ce que l'on connaît. Le registre recense l'ensemble des traitements de données personnelles : sans cette cartographie, impossible de vérifier les bases légales, les durées de conservation ou les mesures de sécurité. C'est aussi une preuve de conformité (principe d'accountability) que la CNIL peut demander à tout moment.
Le registre est le point de départ concret d'une mise en conformité RGPD : c'est lui qui révèle les traitements à risque nécessitant une analyse d'impact.
Ce que doit contenir le registre
Finalités & base légale
Pour chaque traitement : à quoi il sert et sur quelle base légale il repose (consentement, contrat, obligation légale…).
Catégories de données
Les types de données traitées et les catégories de personnes concernées (clients, salariés, prospects…).
Destinataires & sous-traitants
Qui accède aux données, y compris les sous-traitants et les transferts éventuels hors UE.
Durées & sécurité
Les durées de conservation et une description générale des mesures de sécurité mises en œuvre.
Qui doit le tenir ?
Le registre incombe au responsable de traitement comme au sous-traitant, chacun pour ce qui le concerne. Une dispense partielle existe pour les organisations de moins de 250 salariés, mais elle tombe dès que les traitements ne sont pas occasionnels, présentent un risque, ou portent sur des données sensibles, ce qui, en pratique, concerne la quasi-totalité des organisations. Sa tenue est souvent pilotée par le DPO.
Un document vivant, pas une formalité
Le registre n'a de valeur que s'il est maintenu à jour. Chaque nouveau traitement, chaque nouvel outil ou prestataire, chaque évolution significative doit s'y refléter. Bien tenu, il devient un véritable tableau de bord de la conformité : il alimente les analyses d'impact, facilite la réponse aux demandes des personnes et accélère la réaction en cas de violation de données.
Construire son registre, étape par étape
Recenser les traitements
Interroger chaque service (RH, commercial, marketing, IT…) pour identifier tous les usages de données personnelles.
Documenter chaque fiche
Finalité, base légale, données, personnes, destinataires, durées, sécurité : une fiche par traitement.
Vérifier les bases légales
S'assurer que chaque traitement est justifié et que les durées de conservation sont définies et proportionnées.
Encadrer les sous-traitants
Lister les sous-traitants et vérifier l'existence de contrats conformes (article 28 du RGPD).
Maintenir à jour
Instaurer un processus de mise à jour à chaque nouveau traitement ou évolution significative.
Pourquoi se faire accompagner par BCIT ?
Un registre opérationnel
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Relié à votre conformité
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Piloté par un DPO
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Cartographiez vos traitements en confiance
Prenons 15 minutes pour faire le point sur votre registre des traitements et bâtir une cartographie fiable et à jour.